(目的)

第1条　この要領は、住民基本台帳の閲覧又は住民票若しくは戸籍の附票の写しの交付(以下「住民基本台帳等の閲覧等」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、憲法が保障する基本的人権を擁護し、個人のプライバシーを保護するとともに適切円滑な事務の処理を図ることを目的とする。

(住民基本台帳等の閲覧等の請求)

第2条　住民基本台帳等の閲覧等の請求については、申請書を提出させるものとする。

(請求者の資格等の確認)

第3条　請求者が不特定多数の住民に係る住民基本台帳の閲覧若しくは住民票の写しの交付を請求したとき又は身分、資格を詐称していると思われるときにあっては、身分証明書等の提示を求めてその者の資格等を確認するものとする。

(請求理由等の確認)

第4条　申請書の請求理由欄に記載された内容が明確でない場合には、請求者に質問をし、その内容につき確認するものとする。この場合において必要があると認めるときは、その内容を明らかにする資料の提出を求めることができる。

(確認内容の補記)

第5条　前2条の規定による確認をしたときは、その確認内容及び方法を申請書の余白に記載するものとする。

(誓約書の提出)

第6条　住民基本台帳等の閲覧等の請求があった場合において、必要があると認めるときは、住民基本台帳等の閲覧等により知り得た事項を当該請求の目的以外に使用しない旨の誓約書の提出を求めることができる。

(請求に応じない場合)

第7条　住民基本台帳等の閲覧等の請求があった場合において、次に掲げる事由のいずれかに該当するときは、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第11条第4項に規定する「その他の当該請求を拒むに足りる相当な理由があると認めるとき」に該当するものとして当該請求に応じないものとする。

(閲覧の方法)

第8条　住民基本台帳の閲覧をさせる場合においては、閲覧目的に応じ、必要とする事項に限って転記させるものとする。

(郵便による請求についての取扱い)

第9条　郵便による住民基本台帳等の閲覧等の請求があった場合においては、原則として第2条から第7条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(電話による照会についての取扱い)

第10条　電話による住民票又は戸籍の附票の記載事項に関する照会には応じないものとする。ただし、官公署の職員からの職務上の照会で、緊急やむを得ないものについては、照会者及び照会の内容等の真偽を確認してこれに応じることができる。

(除票の取扱い)

第11条　消除された住民票の閲覧又は住民票若しくは戸籍の附票の写しの交付の請求があった場合においては、第2条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(補助簿の取扱い)

第12条　住民基本台帳に代えて、住民の閲覧の用に供するため、住民基本台帳に基づき作成された補助簿については、第2条から第10条までの規定に準じて取り扱うものとする。

(周知及び啓発)

第13条　この要領に定める住民基本台帳等の閲覧等の取扱いについて、住民基本台帳等の閲覧等の制度の趣旨を逸脱してその利用が行われないよう、住民に周知、啓発を図るものとする。

(補則)

第14条　この要領に定めるもののほか、住民基本台帳等の閲覧等の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。