2　文書主任は、課等の課長補佐をもって充てる。

3　文書主任は、次に掲げる事務を処理する。

2　前項の文書で重要又は異例と認められるものについては、総務課長は、主管課に配布する前に町長に閲覧しなければならない。

3　親展及び秘文書は封のまま、特殊文書受付簿(様式第1号)により受信者に配布し、受領印を徴しなければならない。

4　書留類は、特殊文書受付簿に記載して受信者に配布し、受領印を徴しなければならない。ただし、町長又は町役場あてのものは開封し、第1項により処理するとともに取扱者印を押さなければならない。

5　訴訟書、訴願書、審査請求書、申請書、申告書その他文書収受の日時が権利の得失に関係あるものは、取扱者がその欄外に収受の日時を明記し、取扱者認印の上、封筒のあるものはこれを添付しなければならない。

6　物品類(官報、県広報、例規集、小荷物及び小包等)は、主管課長又は受信者に配布しなければならない。

7　料金の不足又は未納の郵便物が到着したときは、総務課長が公用と認めるものに限り当該料金を支払って収受する。

2　前項の規定にかかわらず次に掲げる文書については、文書件名簿への記入を省略する。

3　文書主任は、配布を受けた文書のうち当該課の所管に属さないものは、付せんにその旨を記載した上、直ちに総務課へ回付しなければならない。

2　課長等は、文書が重要かつ異例であるときは、その処理について速やかに上司の指示を受けなければならない。

2　起案は常用漢字及び新かなづかいによるものとし、文書は簡明、字画は明りょうでなければならない。

3　起案の趣旨を説明する必要があるものは理由、経過を記述し参考となるべき関係法令その他関係資料を添付しなければならない。ただし、軽易なものについてはその一部を省略することができる。

4　公布を要する文書は、公布文を添付しなければならない。

5　合議を要するものは、関係の深い順に関係課を表示すること。

6　第1項の規定にかかわらず、次に掲げるものについては、起案(伺)書を用いないで起案し、決裁を受けることができる。

2　起案文書は、町長の決裁を要するもの「甲」、副町長限りのものは「乙」、総務課長若しくは主管課長限りのものは「丙」とする。

3　文書は、原則として、総務課行政係において上司の決裁を受けるものとする。ただし、重大な事件又は説明を必要とする回議案については課長等又は主務者が自ら持回りして決裁を受けなければならない。

2　合議を受けた課長は、特別の事情がある場合のほか、直ちに処理しなければならない。

3　前項の場合において、その回議案に意見があるときは、面談協議し、なお意見が一致しないときは、上司の指揮を受けて処理しなければならない。

4　合議済の回議案が変更となり、又は否決されたときは、合議を経た課にその旨通知しなければならない。

5　特に重要、異例又は急施を要する文書の合議は、関係課長の参集を求め全員の可決を以て合議にかえることができる。

2　文書の浄書は、所管する課等において行うものとする。

2　庁内及び出先機関に対しては、副町長及び課長名をもってすることができる。

2　簿冊管理台帳は、年度末までに、総務課行政係に提出しなければならない。

2　文書の保存期間は、文書保存区分表(別表第2)を基準として、所管する課長等が定めるものとする。

3　文書の保存期間の起算は、文書の完結した日に属する年度の翌年度4月1日から起算する。

2　借覧期間は、1週間以内とする。ただし、総務課長がやむを得ない理由があると認めるときは、この限りでない。

3　保存文書は、庁外に持出し、又は職員以外の者に閲覧させ、若しくは複製させることはできない。ただし、総務課長の許可を受けたときは、この限りでない。

4　閲覧又は借覧をした保存文書は、取り替え、抜き取り、訂正し又は転貸してはならない。

2　文書主任は、廃棄が終了した簿冊について、総務課行政係に報告する。

2　書庫の鍵は、総務課長が保管し係員の他みだりに出入りしてはならない。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。ただし、第26条の規定は平成14年3月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日より施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)の施行の日(平成28年4月1日)から施行する。

この訓令は、公表の日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。